Top-Ergebnisse mit der gemeinsamen Dokumenterstellung in Excel (ohne Einschränkungen)

Die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel gehört zum Tagesgeschäft. Die meisten Tabellen in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung, Personalwesen oder Projektmanagement werden von verschiedenen Personen in Ihrem Büro betrachtet und bearbeitet. Und oft laufen die Dinge nicht wie geplant, obwohl Office 365 mehrere Funktionen für die Zusammenarbeit wie gemeinsames Verfassen, Teilen und Kommentieren bietet. Folgendes müssen Sie berücksichtigen, um eine bessere gemeinsame Dokumenterstellung in Excel zu erreichen.

Finde in diesem Beitrag

• Was ist gemeinsame Dokumenterstellung in Excel?
• Was benötigen Sie für die gemeinsame Dokumenterstellung?
• So setzen Sie Co-Authoring erfolgreich im Unternehmen ein
• Einschränkungen bei der gemeinsamen Dokumenterstellung — Was Excel nicht für Sie tun kann?
• Fügen Sie Ihrer Excel-Arbeitsmappe zusätzliche Funktionen zur gemeinsamen Dokumenterstellung hinzu

Was ist gemeinsame Dokumenterstellung in Excel?

Microsoft definiert seine Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung wie folgt: „Gemeinsame Dokumenterstellung bedeutet, dass Sie und eine beliebige Anzahl von Personen aus Ihrer Organisation dieselbe Excel-Arbeitsmappe öffnen und bearbeiten können.“

Und die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel macht im Geschäftsleben einen großen Unterschied, vor allem, wenn Sie in einer häufig genutzten Excel-Tabelle zusammenarbeiten. In einer Welt ohne gemeinsame Dokumenterstellung öffnen Sie Ihre Datei aus dem geteilten Ordner und stellen fest, dass sie gesperrt ist, weil sie von jemand anderem verwendet wird. Wenn Sie Ihre Änderungen jetzt vornehmen, können Sie sie nur speichern, wenn Sie eine Kopie behalten. Das ist natürlich keine Option. Wenn Sie die Excel-Arbeitsmappe mit einem Link zum Teilen öffnen, können Sie sie bearbeiten, unabhängig davon, wie viele Personen gleichzeitig daran arbeiten.

Das kann die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel für Sie tun:

• Eine Datei gleichzeitig im Bearbeitungsmodus öffnen
• Sehen Sie sich die Änderungen des jeweils anderen in Sekundenschnelle an (je nach Excel-Version in verschiedenen Farben).
• Excel speichert zwar alle vorgenommenen Änderungen, sie sind jedoch schwieriger nachzuverfolgen.
• Kommentare und Benachrichtigungen (mit @mentions) sind ratsam.

Die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel ist eine Funktion, die hauptsächlich für die Echtzeit- oder Live-Zusammenarbeit vorgesehen ist. Das ideale Szenario für die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel ist ein Microsoft Teams-Meeting. Jeder kann gleichzeitig eine Excel-Arbeitsmappe öffnen und Inhalte anzeigen oder bearbeiten. Sie werden die Änderungen in verschiedenen Farben sehen.

Ein anderes Szenario besteht darin, einen Link zu Ihrer Excel-Datei zu teilen und alle auf Ihrer Liste aufzufordern, Werte einzugeben oder zu überprüfen. Wenn Änderungen über den Link geöffnet werden, werden sie auf die gleiche Weise hervorgehoben, was einen großen Komfortgewinn darstellt. Es ist am ärgerlichsten, wenn Sie versuchen, in einer Tabelle zu arbeiten und feststellen, dass diese für die Bearbeitung gesperrt ist, weil jemand anderes daran arbeitet (oder vergessen hat, sie zu schließen und zum Mittagessen ausgegangen ist). Die gemeinsame Dokumenterstellung lohnt sich also schon allein deswegen. Lassen Sie uns einen Blick auf die täglichen Anforderungen werfen, damit die gemeinsame Dokumenterstellung funktioniert.

Was benötigen Sie für die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel? [technisch]

Wenn Sie die Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung für die Zusammenarbeit in Excel verwenden, müssen Sie einige technische Anforderungen beachten:

• Sie benötigen ein Office 365-Abonnement
• Sie müssen Ihre Excel-Arbeitsmappe in der OneDrive-, OneDrive for Business- oder SharePoint Online-Bibliothek speichern
• Ihre Excel-Dateien müssen xlsx, .xlsm oder.xlsb als Datenformat haben
• Sie benötigen eine Excel-Version, die die gemeinsame Dokumenterstellung unterstützt, und die neueste Excel-Version muss installiert sein. (Es ist leicht zu überprüfen, ob die gemeinsame Dokumenterstellung unterstützt wird. Oben rechts auf dem Bildschirm wird eine Schaltfläche zum Teilen angezeigt.)

Wenn es immer noch nicht funktioniert, finden Sie hier eine Liste zur Problembehandlung vom Microsoft-Support, die Sie überprüfen können. Um jedoch von der gemeinsamen Dokumenterstellung in der Excel-Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern zu profitieren, müssen Sie es richtig verwenden.

So setzen Sie Excel-Co-Authoring erfolgreich im Geschäftsalltag ein [Prozess]

Übertreiben Sie die Excel-Arbeitsmappe nicht

Manchmal wird eine gemeinsam genutzte Excel-Arbeitsmappe plötzlich als gesperrt markiert. Das kann verschiedene Gründe haben. Wenn Sie auf zu viele verschiedene Arten auf die Datei zugreifen, funktioniert die Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung möglicherweise nicht. Dies sollten Sie berücksichtigen, da viele von uns aus verschiedenen Quellen wie dem OneDrive-Explorer, einem Link zum Teilen in Teams oder per E-Mail auf dieselbe Datei zugreifen. Irgendwann kann dies zu viel sein, und die Datei wird als gesperrt markiert. Wenn jemand eine Funktion hinzufügt, die nicht unterstützt wird, funktioniert auch die Funktion zur gemeinsamen Dokumenterstellung nicht und die Datei scheint gesperrt zu sein. Eine dieser Funktionen ist übrigens die Änderungsverfolgung. Weitere Informationen finden Sie hier.

Denken Sie zweimal über AutoSave nach

Ein weiteres kleines Problem, das erhebliche Auswirkungen haben kann, ist AutoSave. Um Änderungen für alle gleichzeitig sichtbar zu machen, müssen Sie AutoSave einschalten (in der linken oberen Ecke Ihres Bildschirms). Auf den ersten Blick scheint das kein großes Problem zu sein. Wenn Sie jedoch in einer strategischen Excel-Datei arbeiten und AutoSave aktiviert ist, können Sie Änderungen (versehentlich oder absichtlich vorgenommen) nach dem Speichern nicht rückgängig machen. Eine Alternative zu AutoSave ist eine ständige Aktualisierung oder eine umfassende Backup-Richtlinie. Jan Karel Peterse hat interessante Argumente zur AutoSave-Funktion zusammengestellt, die eine Überlegung wert sind. Bitte beachten Sie, dass sich sein Blogpost auf Shared Workbooks bezieht, den Vorgänger der gemeinsamen Dokumenterstellung. Diese Funktion ist immer noch verfügbar, wird aber von Microsoft nicht empfohlen. Microsoft hat gemeinsame Arbeitsmappen durch gemeinsame Dokumenterstellung ersetzt und empfiehlt diese nicht mehr, da sie einige schwerwiegende Einschränkungen aufweisen. Geschäftsanwender lieben jedoch gemeinsam genutzte Arbeitsmappen, um Änderungen nachverfolgen zu können.

Erinnere dich an deine Prozessdisziplin

Das gemeinsame Verfassen einer Excel-Arbeitsmappe schlägt normalerweise fehl, wenn Sie sie außerhalb ihres Funktionsbereichs verwenden. Oft sind Workflows und Kommunikationsregeln außerhalb von Excel erforderlich, damit es in der Geschäftspraxis funktioniert. Eine grundlegende Möglichkeit besteht darin, keine Kopien aus der Masterdatei zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, @mentions in Kommentaren zu verwenden, wenn jemand die Daten aktualisiert.

Diese bewährten Methoden und Überlegungen betreffen auch den Produktivitätsaspekt der gemeinsamen Dokumenterstellung. Was ist mit den anderen Produktivitätsaspekten der gemeinsamen Dokumenterstellung in Excel? Schauen wir uns das mal an.

Einschränkungen bei der gemeinsamen Dokumenterstellung — Was Excel nicht für Sie tun kann

Wenn Sie gemeinsam genutzte Arbeitsmappen lieben, scheint das gemeinsame Verfassen einer Excel-Arbeitsmappe ein Rückschritt zu sein. Leider gibt es keine Kombinationsmöglichkeiten, und die gemeinsame Dokumenterstellung hat großartige Aspekte. Die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel ermöglicht eine mehrfache Bearbeitung. Das ist sein Hauptzweck, und es erfüllt diese Rolle gut. Der Aspekt des Datenmanagements fehlt jedoch, und genau das benötigen viele Unternehmen.

Das wird klar, wenn Sie sich ein YouTube-Excel-Tutorial ansehen oder sich Screenshots auf den Microsoft-Supportseiten ansehen. Dort enthalten Excel-Tabellen normalerweise nur ein Minimum an Daten. Eine typische Geschäftstabelle sieht jedoch nicht so aus. Es ist entweder eine Tabelle oder ein Excel-Dashboard mit mehreren Arbeitsblättern und vielen Zeilen und Spalten. Selbst wenn die Live-Änderungsverfolgung aktiviert ist, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie Emmas Änderung auf worksheet2_e202 und das, was sie getan hat, verpassen. Unternehmen gehen dennoch von folgenden Annahmen aus und versuchen, sie in die gemeinsame Dokumenterstellung einzufügen.

Wenn Sie Wege finden, diese Themen außerhalb von Excel zu lösen, wird Ihre Erfahrung weitaus zuverlässiger und entspannter sein.

1. Erwarten Sie nicht zu viel Änderungsverfolgung: Ausnahmsweise erhalten Sie keine transparente Änderungsverfolgung. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung in Excel gibt es eine Versionsverfolgung, aber Sie können immer nur zu einer vollständigen Vorgängerversion zurückkehren. Sie können Änderungen nicht überprüfen und sie Schritt für Schritt rückgängig machen.
2. Verlassen Sie sich in Ihrem Geschäftsprozess nicht auf die gemeinsame Dokumenterstellung in Excel: Manchmal ist Ihre Excel-Arbeitsmappe gesperrt, und Sie wissen nicht warum. Das Anzeigen der Liste zur Problembehandlung von Microsoft kann ein enormer Kommunikationsaufwand sein, um das Unternehmen wieder auf Kurs zu bringen.
3. Verwende Kommentare nicht als Chats: Sie können einen Kommentar in einer Tabelle leicht übersehen. Es kann also vorkommen, dass Sie den Kommentar eines Kollegen übersehen und feststellen, dass Ihnen gerade bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation Daten fehlen.
4. Verwenden Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe nicht außerhalb eines Kernteams: Microsoft gibt als Klassengröße eine gute Anzahl von Mitautoren an. Da Sie eine Excel-Tabelle nur als Ganzes teilen können, ist die Anzahl der Mitautoren möglicherweise noch geringer. Die Benutzerrechte müssen gleich sein und die Problembehandlung (z. B. wenn eine Datei gesperrt ist) funktioniert nur in direkter Kommunikation.
5. Höre nie auf, deine Zahlen zu überprüfen. Wenn jeder seine Änderungen eingibt, können Referenzen beschädigt werden und Formeln funktionieren nicht mehr. Sie können also nicht vermeiden, außerhalb der Tabelle oder zumindest mit @mentions in einem Kommentar zu kommunizieren, wenn jemand seine Zahlen aktualisiert hat. Dann kannst du nach Fehlern suchen. Das funktioniert allerdings nur, wenn nichts versehentlich passiert ist.

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Verleihen Sie Ihrer Excel-Arbeitsmappe zusätzliche Möglichkeiten zur gemeinsamen Dokumenterstellung

Das Geheimnis einer erfolgreichen gemeinsamen Dokumenterstellung in Excel besteht also darin, die Grenzen zu kennen, Ihre Bedürfnisse zu verstehen und Ihre Prozesse entsprechend zu planen.

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